Freedom Property Management A/S (Herefter Freedom) behandler dine personoplysninger som dataansvarlig. Det betyder, at det er os, der fastlægger til hvilke formål og med hvilke hjælpemidler personoplysninger behandles.
Kontaktoplysninger
Har du spørgsmål til vores behandlingsaktiviteter er du velkommen til at kontakte os på:
Freedom Property Management A/S
Bülowsgade 68, st. th.
8000 Aarhus
mwr@freedompm.dk
Behandling af personoplysninger
Personoplysninger er alle typer af information, der kan henføres til en fysisk person. Denne privatlivspolitik beskriver, hvordan vi behandler dine personoplysninger. Vi indsamler kun de oplysninger der er nødvendige for at opnå et specifikt formål. Dine oplysninger behandles altid fortroligt.
Når vi er databehandler, behandler vi personoplysninger i overensstemmelse med den instruks og de retningslinjer, der fremgår af databehandleraftalen, som er indgået med den dataansvarlige.
Formål og retsgrundlag for behandlingen af personoplysninger
Vi behandler dine personoplysninger som led i administrationen af dit forhold til os som kunde, leverandør eller samarbejdspartner. Vores behandling foretages på baggrund af vores legitime interesse jf. artikel 6, stk. 1, litra f, som er at kommunikere med og registrere dig i vores systemer til brug for fremtidig samarbejder. Dette er nødvendigt for vores drift og for at etablere et muligt samarbejde.
Reelle ejere
Freedom er underlagt hvidvaskloven, hvorfor vi er forpligtet til at indhente en række oplysninger om vores kunder og deres reelle ejere, herunder kontaktoplysninger, adresse, stilling, identifikationsdokumenter og CPR-nummer. Vores behandling sker på baggrund af en retlig forpligtigelse vi er underlagt gennem hvidvaskloven art. 6, stk.1, litra c.
Lejere og foreningsmedlemmer
Er du lejer i en ejendom vi administrerer, kan du læse nærmere om vores behandlingsaktiviteter i vores Privatlivspolitik – Lejere, der er tilgængelig her på hjemmesiden. Du finder også et link hertil i det velkomstbrev du har modtaget fra os.
Hjemmesidebesøgende
Besøger du vores hjemmeside, behandler vi oplysninger om din brug heraf, herunder hvordan du navigerer mellem vores undersider. Du kan læse mere herom i vores Cookiepolitik.
Rekruttering
Formålet med at indsamle og efterfølgende behandle personoplysninger om dig i rekrutteringsprocessen er at vurdere, om du er en kvalificeret kandidat til en ledig stilling hos os.
Personoplysningerne vi behandler, er de oplysninger, der fremgår af din ansøgning, CV og andre medsendte dokumenter. Det er ikke nødvendigt, at du skriver dit CPR-nummer.
Din ansøgning samt bilag bliver delt internt i Freedom med de personer, der er ansvarlig for rekrutteringsprocessen, men deles ikke med personer uden for selskabet.
Hvis du bliver kaldt til jobsamtale, vil vi notere oplysninger til brug for det videre rekrutteringsforløb. Ønsker vi at indsamle referencer, vil du blive informeret herom under samtalen.
Vi behandler dine oplysninger på baggrund af vores legitime interesse jf. art. 6 stk. 1, litra f, som er at vurdere dine kvalifikationer og kompetencer i forhold til stillingsopslaget.
Ansøgningen og bilag kan gemmes i op til 6 måneder efter afsluttet rekrutteringsforløb. Ønsker vi at gemme din ansøgning med henblik på fremtidig ansættelse, sker dette på baggrund af dit samtykke jf. art. 6, stk. 1, litra a. Samtykket er frivilligt og kan altid trækkes tilbage via kontaktoplysningerne ovenfor.
Uopfordrede ansøgninger
Sender du en uopfordret ansøgning, behandler vi dine oplysninger på baggrund af vores legitime interesse jf. art. 6, stk. 1, litra f, der består i at vurdere dine kvalifikationer og kompetencer i forhold til en mulig ansættelse.
Ansøgningen og bilag kan gemmes i op til 6 måneder efter afsluttet rekrutteringsforløb. Ønsker vi at opbevare den længere, kræver det et specifikt samtykke fra dig.
Fælles dataansvar (Brug af sociale medier)
Vi bruger LinkedIn, der er kategoriseret som fælles dataansvarlig. Fælles dataansvar betyder, at begge parter er ansvarlige for formålet med og behandlingen af personoplysninger.
Videregivelse
I forbindelse med vores behandlingsaktiviteter kan det være nødvendigt at videregive dine personoplysninger til eksterne parter – herunder leverandører af IT-systemer såsom mailklient, bogføring, hosting mv. I relevant tilfælde videregives dine oplysninger til vores bank, revisor eller SKAT.
Vi videregiver som udgangspunkt kun dine personoplysninger til datamodtagere indenfor EU, der er underlagt passende sikkerhedsforanstaltninger. I nogle tilfælde anvender vi leverandører i tredjelande. Når tredjelandets lovgivning ikke tilbyder samme sikkerhed, sikrer vi os et lovligt grundlag for overførslen jf. art. 46, stk. 2, litra c (SCC’er).
Sletning og opbevaring af personoplysninger
Personoplysningerne opbevares kun, så længe lovgivningen tillader, og slettes når de ikke længere er nødvendige. Perioden afhænger af oplysningens karakter og baggrund:
- Oplysninger som indgår i regnskabsmateriale opbevares i 5 år + indeværende år jf. bogføringsloven.
- Oplysninger behandlet på kontraktgrundlag opbevares, så længe kontraktforholdet består.
- Oplysninger indsamlet under hvidvaskforpligtelser opbevares i 5 år efter ophør af forretningsforbindelsen.
Øvrige oplysninger om behandling
Dataminimering: Vi behandler kun nødvendige oplysninger. Personoplysninger slettes eller anonymiseres, når det ikke længere er nødvendigt for os at behandle dem.
Vi holder data ajour: Vi beder dig informere os om ændringer i dine oplysninger, så vi kan holde dine data opdaterede. Hvis vi selv opdager fejl, retter vi dem og informerer dig herom.
Dine rettigheder
Du kan ved henvendelse til os:
- Opnå indsigt i dine personoplysninger
- Få berigtiget dine registrerede oplysninger
- Få slettet oplysninger om dig selv
- Få udleveret dine personoplysninger (dataportabilitet)
- Gøre indsigelse mod behandlingen
- Få begrænset behandlingen
Vi besvarer alle anmodninger inden for en måned. Hvis vi ikke kan imødekomme din anmodning, får du en begrundelse. Har du spørgsmål, kan du kontakte os via ovenstående oplysninger.
Er du utilfreds med vores behandling, har du ret til at indgive klage til Datatilsynet.
Dataansvar
Freedom Property Management (herefter Freedom) behandler personoplysninger om lejere på vegne af vores kunder, som ejer ejendomme. Dette betyder, at vi er databehandler for visse behandlingsaktiviteter, når du er lejere i et af vores kunders lejemål.
Formålet med denne privatlivspolitik er at informere dig om, hvordan vi behandler dine personoplysninger.
Kontaktoplysninger
Har du spørgsmål til vores behandling af dine personoplysninger, er du velkommen til at kontakte os på:
Freedom Property Management A/S
Bülowsgade 68, st.th
8000 Aarhus C
Behandling af personoplysninger
Vi behandler personoplysninger om dig for at kunne administrere ejendommen og dit lejeforhold. Vi gør det også for at kunne overholde lovgivningen, lejekontrakten med dig og den administrationsaftale vi har indgået med ejeren af ejendommen.
Vi indsamler og behandler kun de oplysninger, der er nødvendige og relevante herfor. Får vi behov for at behandle de indsamlede oplysninger til andre formål end det de indsamlet til, vil du blive oplyst herom inden.
Behandling omfatter følgende personoplysninger:
- Navn
- Adresse
- Kontaktoplysninger
- Lejemålsnummer
- Oplysninger om lejeforhold, herunder forbrugsoplysninger, vaskekort, adgangskort, klagesager, varslinger, fremlejeforhold.
- Husleje, depositum og evt. udlæg.
- Betalingsoplysninger, herunder kontonummer, restance, og deposita
- Registreringsnummer, såfremt du lejer en parkeringsplads.
Herudover beder dig om dit CPR-nummer, hvis vi har behov for at tjekke dig i Experian (RKI), eller hvis vi skal afregne depositum til din NemKonto
Ved fx tvister, erstatningskrav, klagesager, inddrivelse og udsættelsesforretninger for lejere, kan vi undtagelsesvist behandle følsomme personoplysninger eller oplysninger om strafbare forhold, hvis behandlingen er nødvendigt for at sikre Freedoms og/eller kundens rettigheder i sagen.
Behandling af følsomme oplysninger kan også ske i forbindelse med ansøgning om handicapindretninger. Dette vil altid være med dit forudgående samtykke
Ofte vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et lovligt sagligt grundlag, som ikke kræver dit udtrykkelige samtykke. Det skyldes, at behandlingen af dine personoplysninger er nødvendig for, at ejendomsejeren og Freedom kan opfylde lejekontrakt med dig, håndtere dine forespørgsler og forfølge en legitiminteresse jf. Databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra b og f, samt overholdelse af Lejeloven.
Indsamling af oplysninger
Vi får udgangspunkt oplysningerne fra dig selv. I nogle tilfælde kommer de fra anden side, f.eks. tidligere ejendomsadministrator, ejeren af ejendommen, udlejningsfirmaer, offentlige myndigheder, forbrugsregnskabsfirmaer eller via andre beboere, f.eks. i forbindelse med en henvendelse.
Videregivelse af oplysninger
Det er nødvendigt for os at videregive personoplysninger om dig, for at kunne varetage administrationen af lejeforholdet og overholde vores forpligtigelser i henhold til lejekontrakten.
Det kan være videregivelse til ejendommens ejere, deres revisor, advokat eller anden repræsentant. Herudover kan det være til offentlige myndigheder som huslejenævn, domstolene, Skat eller din bopælskommune.
Mastercard modtager i forbindelse med opkrævninger oplysninger om dit navn, adresse og husleje, fællesudgifter eller boligafgift. mv.
Hvis der er brug for en håndværker til at reparere noget i dit lejemål eller byggesager, så giver vi håndværkeren dine kontaktinformationer, så I selv kan aftale et tidspunkt.
Vi kan videregive dine oplysninger i forbindelse med et muligt salg af den ejendom dit lejemål tilknyttede ejendom. I forbindelse med salgsprocessen, vil der blive oprettet et digitalt datarum med oplysninger omkring ejendommen og lejere med henblik på due diligence.
Oplysningerne vil i alle tilfælde så vidt muligt blive pseudonymiseret for at beskytte dig som lejer. Oplysninger kan omfatte information om adresse, lejemålets størrelse, huslejestørrelse, længden af lejeforholdet, forbrugsoplysninger, klagehistorikker mv.
Underdatabehandlere
Freedom anvender en række databehandlere i forbindelse med vores administration af ejendomme. Dette er IT-leverandører af ERP-systemer, e-mailklient og hosting mv. Vi har indgået en databehandleraftale med alle disse leverandører og fører årlig kontrol med deres behandlingsaktiviteter.
Ønsker du mere information om, hvilke databehandlere vi anvender, er du velkommen til at kontakte os på ovenstående kontaktoplysninger
Sletning af personoplysninger
For at kunne overholde dansk rets almindelige regler, herunder bogføringsloven, lejeloven, og for at kunne varetage vores kontraktmæssige forpligtelser, opbevarer vi personoplysninger i mindst fem år din fraflytning. Herefter sletter vi personoplysningerne. Følgende dokumenter slettes dog ikke af hensyn til overholdelse af lejeloven:
- Afgørelser fra huslejenævnet og domme
- Lejevarslinger og forbedringsforhøjelser, der knytter sig til lejemålet og ikke dig som lejer.
- Lejekontrakter inkl. tillæg og bilag
Dine rettigheder
Du kan ved henvendelse til kontaktoplysningerne øverst på siden:
- opnå indsigt i din personoplysninger
- få berigtiget dine registrerede personoplysninger
- få slettet personoplysninger om dig selv
- få udleveret dine personoplysninger (dataportabilitet)
- gøre indsigelse mod behandlingen
- få begrænset behandlingen af dine personoplysninger.
Når du henvender dig med en anmodning om at gøre brug af ovenstående rettigheder, vil vi svare dig indenfor en måned. Hvis vi ikke kan imødekomme din anmodning, får du en begrundelse for dette.
For at gøre brug af dine rettigheder, eller hvis du har spørgsmål til ovenstående, kan du henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst på siden.
Hvis du er utilfreds med måden, hvorpå vi behandler dine oplysninger, har du ret til at indgive en klage til Datatilsynet.