Freedom Property Management A/S (Herefter Freedom) behandler dine personoplysninger som dataansvarlig. Det betyder, at det er os, der fastlægger til hvilke formål og med hvilke hjælpemidler personoplysninger behandles.
Kontaktoplysninger
Har du spørgsmål til vores behandlingsaktiviteter er du velkommen til at kontakte os på:
Freedom Property Management A/S
Fredericiagade 23, 2
8000 Aarhus
compliance@freedompm.dk
Behandling af personoplysninger
Personoplysninger er alle typer af information, der kan henføres til en fysisk person. Denne privatlivspolitik beskriver, hvordan vi behandler dine personoplysninger. Vi indsamler kun de oplysninger der er nødvendige for at opnå et specifikt formål. Dine oplysninger behandles altid fortroligt.
Når vi er databehandler, behandler vi personoplysninger i overensstemmelse med den instruks og de retningslinjer, der fremgår af databehandleraftalen, som er indgået med den dataansvarlige.
Formål og retsgrundlag for behandlingen af personoplysninger
Vi behandler dine personoplysninger som led i administrationen af dit forhold til os som kunde, leverandør eller samarbejdspartner. Vores behandling foretages på baggrund af vores legitime interesse jf. artikel 6, stk. 1, litra f, som er at kommunikere med og registrere dig i vores systemer til brug for fremtidig samarbejder. Dette er nødvendigt for vores drift og for at etablere et muligt samarbejde.
Reelle ejere
Freedom er underlagt hvidvaskloven, hvorfor vi er forpligtet til at indhente en række oplysninger om vores kunder og deres reelle ejere, herunder kontaktoplysninger, adresse, stilling, identifikationsdokumenter og CPR-nummer. Vores behandling sker på baggrund af en retlig forpligtigelse vi er underlagt gennem hvidvaskloven art. 6, stk.1, litra c.
Lejere og foreningsmedlemmer
Er du lejer i en ejendom vi administrerer, kan du læse nærmere om vores behandlingsaktiviteter i vores Privatlivspolitik – Lejere, der er tilgængelig her på hjemmesiden. Du finder også et link hertil i det velkomstbrev du har modtaget fra os.
Hjemmesidebesøgende
Besøger du vores hjemmeside, behandler vi oplysninger om din brug heraf, herunder hvordan du navigerer mellem vores undersider. Du kan læse mere herom i vores Cookiepolitik.
Rekruttering
Formålet med at indsamle og efterfølgende behandle personoplysninger om dig i rekrutteringsprocessen er at vurdere, om du er en kvalificeret kandidat til en ledig stilling hos os.
Personoplysningerne vi behandler, er de oplysninger, der fremgår af din ansøgning, CV og andre medsendte dokumenter. Det er ikke nødvendigt, at du skriver dit CPR-nummer.
Din ansøgning samt bilag bliver delt internt i Freedom med de personer, der er ansvarlig for rekrutteringsprocessen, men deles ikke med personer uden for selskabet.
Hvis du bliver kaldt til jobsamtale, vil vi notere oplysninger til brug for det videre rekrutteringsforløb. Ønsker vi at indsamle referencer, vil du blive informeret herom under samtalen.
Vi behandler dine oplysninger på baggrund af vores legitime interesse jf. art. 6 stk. 1, litra f, som er at vurdere dine kvalifikationer og kompetencer i forhold til stillingsopslaget.
Ansøgningen og bilag kan gemmes i op til 6 måneder efter afsluttet rekrutteringsforløb. Ønsker vi at gemme din ansøgning med henblik på fremtidig ansættelse, sker dette på baggrund af dit samtykke jf. art. 6, stk. 1, litra a. Samtykket er frivilligt og kan altid trækkes tilbage via kontaktoplysningerne ovenfor.
Uopfordrede ansøgninger
Sender du en uopfordret ansøgning, behandler vi dine oplysninger på baggrund af vores legitime interesse jf. art. 6, stk. 1, litra f, der består i at vurdere dine kvalifikationer og kompetencer i forhold til en mulig ansættelse.
Ansøgningen og bilag kan gemmes i op til 6 måneder efter afsluttet rekrutteringsforløb. Ønsker vi at opbevare den længere, kræver det et specifikt samtykke fra dig.
Fælles dataansvar (Brug af sociale medier)
Vi bruger LinkedIn, der er kategoriseret som fælles dataansvarlig. Fælles dataansvar betyder, at begge parter er ansvarlige for formålet med og behandlingen af personoplysninger.
Videregivelse
I forbindelse med vores behandlingsaktiviteter kan det være nødvendigt at videregive dine personoplysninger til eksterne parter – herunder leverandører af IT-systemer såsom mailklient, bogføring, hosting mv. I relevant tilfælde videregives dine oplysninger til vores bank, revisor eller SKAT.
Vi videregiver som udgangspunkt kun dine personoplysninger til datamodtagere indenfor EU, der er underlagt passende sikkerhedsforanstaltninger. I nogle tilfælde anvender vi leverandører i tredjelande. Når tredjelandets lovgivning ikke tilbyder samme sikkerhed, sikrer vi os et lovligt grundlag for overførslen jf. art. 46, stk. 2, litra c (SCC’er).
Sletning og opbevaring af personoplysninger
Personoplysningerne opbevares kun, så længe lovgivningen tillader, og slettes når de ikke længere er nødvendige. Perioden afhænger af oplysningens karakter og baggrund:
- Oplysninger som indgår i regnskabsmateriale opbevares i 5 år + indeværende år jf. bogføringsloven.
- Oplysninger behandlet på kontraktgrundlag opbevares, så længe kontraktforholdet består.
- Oplysninger indsamlet under hvidvaskforpligtelser opbevares i 5 år efter ophør af forretningsforbindelsen.
Øvrige oplysninger om behandling
Dataminimering: Vi behandler kun nødvendige oplysninger. Personoplysninger slettes eller anonymiseres, når det ikke længere er nødvendigt for os at behandle dem.
Vi holder data ajour: Vi beder dig informere os om ændringer i dine oplysninger, så vi kan holde dine data opdaterede. Hvis vi selv opdager fejl, retter vi dem og informerer dig herom.
Dine rettigheder
Du kan ved henvendelse til os:
- Opnå indsigt i dine personoplysninger
- Få berigtiget dine registrerede oplysninger
- Få slettet oplysninger om dig selv
- Få udleveret dine personoplysninger (dataportabilitet)
- Gøre indsigelse mod behandlingen
- Få begrænset behandlingen
Vi besvarer alle anmodninger inden for en måned. Hvis vi ikke kan imødekomme din anmodning, får du en begrundelse. Har du spørgsmål, kan du kontakte os via ovenstående oplysninger.
Er du utilfreds med vores behandling, har du ret til at indgive klage til Datatilsynet.
Dataansvar
Freedom Property Management A/S (herefter Freedom) behandler personoplysninger om lejere på vegne af vores kunder. Dette betyder, at vi er databehandler for behandlingsaktiviteterne. Formålet med denne privatlivspolitik er at informere dig om, hvordan vi behandler dine personoplysninger.
Kontaktoplysninger
Har du spørgsmål til vores behandling af dine personoplysninger, er du velkommen til at kontakte os på:
Freedom Property Management A/S
Fredericiagade 23, 2
8000 Aarhus C
compliance@freedompm.dk
Behandling af personoplysninger
Vi behandler en række personoplysninger om dig for at kunne administrere ejendommen og dit lejeforhold jf. administrationsaftalen. Vi gør det også for at kunne overholde lovgivningen og lejekontrakten med dig.
Vi indsamler og behandler kun de oplysninger, der er nødvendige og relevante. Får vi behov for at behandle de indsamlede oplysninger til andet formål end det, de er indsamlet til, vil du blive oplyst herom.
Vi opbevarer dine kontaktinformationer, så vi kan kommunikere med dig, og vi modtager og opbevarer oplysninger om dit varmeforbrug, så vi kan udarbejde varmeregnskab for hele ejendommen.
Vi behandler som udgangspunkt ikke følsomme personoplysninger eller oplysninger om strafbare forhold. Ved fx tvister, erstatningskrav, klagesager, inddrivelse og udsættelsesforretninger for lejere og ejere samt ved personaleadministration af ansatte på ejendomme, kan Freedom undtagelsesvist behandle følsomme personoplysninger eller oplysninger om strafbare forhold, hvis behandlingen er nødvendig for at sikre Freedom og/eller kundens rettigheder i sagen. Vi sletter oplysningerne, når de ikke længere er nødvendige.
Ofte vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et lovligt sagligt grundlag, som ikke kræver dit udtrykkelige samtykke. Det skyldes, at behandlingen af dine personoplysninger er nødvendig for, at den dataansvarlige og Freedom kan opfylde vores aftale med dig, håndtere dine forespørgsler og forfølge en legitim interesse jf. Databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra b og f.
Ovenstående omfatter bl.a. følgende typer af oplysninger:
- Navn
- Adresse
- Kontaktoplysninger
- Lejemålsnummer
- Oplysninger om boligen herunder forbrugsoplysninger, vaskekort, adgangskort, klagesager, varslinger, fremlejeforhold
- Husleje, depositum og evt. udlæg
Herudover beder vi dig fx om dit CPR-nummer, hvis vi har behov for at tjekke dig i Experian (RKI), eller hvis vi skal afregne depositum til din NemKonto.
Indsamling af oplysninger
Vi får som oftest oplysningerne fra dig selv. I nogle tilfælde kommer de fra anden side – fx tidligere administrator, vores kunde, ejendomsmæglere, offentlige myndigheder, forbrugsregnskabsfirmaer eller via andre beboere, fx i forbindelse med en klage.
Videregivelse af oplysninger
Det er nødvendigt for os at videregive nogle personoplysninger om dig for at kunne varetage administrationen af lejeforhold og overholde vores forpligtelser i henhold til lejekontrakten.
Det kan også være videregivelse til vores kunde (din udlejer), dennes revisor, advokat eller anden repræsentant. Herudover kan det være til offentlige myndigheder som huslejenævn, domstolene, Skat eller din bopælskommune.
Mastercard modtager oplysninger om dit navn, adresse og størrelsen på den opkrævning af husleje, fællesudgifter eller boligafgift, som Mastercard udsender.
Hvis der er brug for en håndværker til at reparere noget i din lejlighed, giver vi håndværkeren dine kontaktinformationer, så I kan aftale et tidspunkt, der passer. Det samme gælder ved byggesager på ejendommen, hvor håndværkerne skal koordinere med dig og dine naboer om adgang til lejlighederne.
Vi videregiver statistiske oplysninger om dit lejemål til vores brancheorganisation EjendomDanmark med det formål at udarbejde markedsstatistik og analyser. Oplysningerne knytter sig til dit lejemål og ikke til dig som person, og omfatter fx adresse og lejemålets størrelse mv.
Vi kan videregive dine oplysninger i forbindelse med et muligt salg af ejendommen, som din lejlighed er tilknyttet. I salgsprocessen vil der oftest blive oprettet et digitalt datarum med oplysninger omkring ejendommen og lejere med henblik på due diligence. Oplysningerne vil så vidt muligt blive pseudonymiseret for at beskytte dig som lejer og kan omfatte adresse, lejemålets størrelse, husleje, længden af lejeforholdet, forbrugsoplysninger og klagehistorik.
Underdatabehandlere
Freedom anvender en række underdatabehandlere i forbindelse med administration af ejendomme. Dette vil ofte være IT-leverandører såsom ERP-systemer, e-mailklienter og hosting mv. Vi har indgået databehandleraftaler med underdatabehandlerne og fører årlig kontrol med deres behandlingsaktiviteter.
Sletning af personoplysninger
For at kunne overholde dansk rets almindelige regler, herunder bogføringsloven, lejeloven, hvidvaskloven mv., og for at kunne varetage vores kontraktmæssige forpligtelser, opbevarer vi personoplysninger i mindst fem år efter beboerens fraflytning. Herefter anonymiserer vi lejere, hvilket betyder, at vi sletter langt de fleste oplysninger om dig.
Følgende dokumenter slettes dog ikke af hensyn til overholdelse af lejeloven:
- Afgørelser fra huslejenævn og domme
- Lejevarslinger og forbedringsforhøjelser, der knytter sig til lejemålet og ikke dig som lejer
Dine rettigheder
Du kan ved henvendelse til kontaktoplysningerne øverst på siden:
- Opnå indsigt i dine personoplysninger
- Få berigtiget dine registrerede personoplysninger
- Få slettet personoplysninger om dig selv
- Få udleveret dine personoplysninger (dataportabilitet)
- Gøre indsigelse mod behandlingen
- Få begrænset behandlingen af dine personoplysninger
Vi besvarer din anmodning indenfor en måned. Hvis vi ikke kan imødekomme din anmodning, får du en begrundelse. Har du spørgsmål, kan du kontakte os via ovenstående oplysninger.
Er du utilfreds med vores behandling, har du ret til at indgive klage til Datatilsynet.